Ideenpool - Ferienfahrten, Freizeiten, Lager - Ferienfahrten organisieren
Zeitplan für die Planung von Ferienfahrten
von verschiedenen Autoren (02.08.11 22:26:17)Während der Organisation, der Vor- und Nachbereitung, aber auch während der Durchführung einer Ferienfahrt muss an vielen "Meilensteinen" Entscheidungen getroffen werden, um das Gelingen der Ferienfahrt zu ermöglichen. Um die Entscheidungen zu einem günstigen Zeitpunkt treffen zu können, liefert der folgende Zeitplan eine Übersicht über die wichtigsten Punkte.
16 bis 9 Monate vor der Ferienfahrt
- Ideen der allerersten Stunde (Vorschau)
- Haus, Lagerplatz, Unterkunft suchen (Der Zeltplatz-Check: Worauf ich als Leiter eines Zeltlagers bei der Platzauswahl achten sollte! (Vorschau), Der Unterkünfte-Check: Worauf ich vor dem Buchen einer Unterkunft als Ferienfahrten-Leiter achten sollte! (Vorschau))
- bei Zeltplätzen: Notunterkünfte suchen
- Planungstreffen planen (Die Planungstreffen bzw. das Plaungswochenende planen (Vorschau))
- Rückblick: Was war im letzten Lager unglücklich gelöst und möchten wir in der kommenden Ferienfahrt verbessern.
- Datum und Art der Ferienfahrt festlegen
6 bis 5 Monate vor der Ferienfahrt
- Budget erstellen (Finanzierung der Ferienfahrt (Vorschau))
- Team zusammenstellen (Leitung, Betreuer und Küchenteam suchen (Vorschau))
- Aufgaben unter dem Team verteilen
- Planungstreffen (2. Planungstreffen/-wochenenden)
- Thema bzw. Motto (Vorschau) bestimmen
- Grobprogramm erstellen (Planung der Tage und Einheiten (Vorschau))
- Anmeldung erstellen, publizieren und versenden (Ausschreibung und Werbung (Vorschau))
4 bis 3 Monate vor der Ferienfahrt
- Detailprogramm verfassen (ggf. durch weiteres Planungstreffen)
- Ankunft und Abfahrtszeiten bestimmen
- Sponsoren anfragen
- Anmeldungen bestätigen (ggf. Versand von Rückmeldebögen (Vorschau))
- zum Elternabend oder Vortreffen (Vorschau) einladen
2 Monate vor der Ferienfahrt
- Materialliste erstellen
- Materialtransport planen
- Elternabende und Vortreffen (Vorschau)
1 Monat vor der Ferienfahrt
- Notfallblatt (Vorschau) erstellen und abklären, wo der nächste während der Ferienfahrt anwesende Arzt seine Praxis hat.
- Rückmeldebögen auf unklare Angaben überprüfen und per Rücksprache abklären
1 Woche vor der Ferienfahrt
- Material einkaufen
- Lagerapotheke überprüfen
Ferienfahrt
- Spaß haben ;-)
direkt nach bzw. 1 Woche nach der Ferienfahrt
- Aufräumen (Abbau, Reinigung, Lagerung, Reperatur und Neuanschaffung von Material nach der Ferienfahrt (Vorschau))
- Betreuerabschluss (Vorschau)
- Zeitungsbericht verfassen
- Dankesbriefe an Sponsoren schreiben
1 bis 3 Monate nach der Ferienfahrt
- Nachtreffen nach der Ferienfahrt (Vorschau)
- Abrechnung erstellen
- Auswertungssitzung(Evaluation einer Ferienfahrt (Vorschau))
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